Un ufficio ordina raramente grandi quantità, ma spesso e da molti fornitori: carta da uno, buste dall'altro, toner online, sapone e carta igienica tramite il custode. Alla fine ci sono quattro fatture sul tavolo e ogni consegna ha i propri costi di spedizione. Questa guida mostra cosa un ufficio, una segreteria o un'amministrazione possono ordinare da un'unica fonte su Deinlieferant.ch, quali articoli si sono dimostrati validi nella quotidianità e cosa si accumula in un anno per dieci postazioni di lavoro. Tutti gli articoli menzionati sono disponibili a magazzino.
Cosa ordinano gli uffici da noi
| Ambito | Articoli tipici |
|---|---|
| Stampa e copiatura | Carta per fotocopie A4 e A3 in scatola o su pallet, toner e tamburi originali o compatibili, stampanti |
| Posta e spedizioni | Buste C5 e C4 con finestra a destra, etichette, cartoni per spedizioni e buste imbottite |
| Archiviazione | Raccoglitori a leva e registratori ad anelli, divisori, cartelline trasparenti e fascicoli |
| Scrivania | Penne a sfera, evidenziatori, matite, post-it, cucitrici, graffette, nastri adesivi, calcolatrici e cuscinetti per timbri |
| Sala riunioni e reception | Lavagna bianca e flipchart, calendari e agende, sedie da ufficio e mobili per ufficio |
| Cucina, WC e pulizia | Asciugamani di carta e sapone nei dispenser, carta igienica, rotoli da cucina, sacchi della spazzatura per i cestini, detergenti multiuso, detergenti per vetri, detersivo per piatti |
Stampa e copiatura: carta basata sul consumo, non sull'abitudine
La carta per fotocopie è la voce di spesa singola più importante in ufficio, ed è qui che si spreca di più: molte segreterie acquistano scatola dopo scatola nel commercio al dettaglio perché "si è sempre fatto così". Per l'uso quotidiano, ovvero stampe interne, copie, bozze, una carta da 80 g di qualità B è assolutamente sufficiente: carta per fotocopie Symbio Copy A4, 80 g/m², 2'500 fogli in cartone da 5 pacchi. Chi ne prende quattro cartoni alla volta (Symbio Copy A4, 10'000 fogli) paga circa l'8% in meno per foglio, e con dieci postazioni di lavoro quattro cartoni terminano in uno o due mesi.
Per lettere, offerte e fatture destinate ai clienti, vale la pena utilizzare una carta più pesante e bianco brillante: carta per fotocopie Image Impact A4, 90 g/m², bianco brillante o Image Impact A4, 100 g/m². Entrambe hanno una consistenza migliore, non sono trasparenti se stampate fronte-retro e scorrono senza problemi nelle stampanti laser e a getto d'inchiostro. Per piani e tabelle, è disponibile la stessa carta come Image Impact A3, 100 g/m². Quale grammatura e quale livello di qualità utilizzare per cosa è spiegato dettagliatamente nella guida Acquistare carta per fotocopie: quale grammatura per cosa.
Regola empirica per postazione di lavoro
Come valore di riferimento calcoliamo da 25 a 40 fogli per postazione di lavoro e giorno lavorativo, ovvero da 6'000 a 10'000 fogli all'anno. Un cartone da 2'500 fogli basta quindi per circa tre-quattro mesi per una postazione. Gli uffici con molta corrispondenza o contabilità sono al di sopra di questo valore, le postazioni puramente digitali molto al di sotto.
Toner: il prezzo per pagina è decisivo
Per il toner, non conta il prezzo per modulo, ma il prezzo per pagina. Per la maggior parte delle stampanti da ufficio esistono toner originali e toner compatibili, ad esempio il modulo toner HP 85A nero o il toner Brother TN-2420 con 3'000 pagine. Cosa abbia senso per quale dispositivo è spiegato nelle guide Toner: originale o compatibile? e Quale stampante per l'ufficio. Chi ha bisogno di una nuova stampante per postazione di lavoro troverà nella stampante laser in bianco e nero Brother HL-L2400DW un dispositivo con un costo per pagina conveniente.
Posta e spedizioni: buste con finestra a destra, etichette, cartoni
In Svizzera, la finestra dell'indirizzo si trova a destra. Per la lettera A4 piegata due volte, ovvero fatture, solleciti, offerte, la busta Mettler C5, finestra a destra, adesiva, 100 g/m² è lo standard: 500 pezzi per cartone, certificata FSC, la striscia adesiva risparmia l'uso dell'inumiditore. I documenti non piegati come contratti, prospetti o dossier di candidatura vanno nella busta Mettler C4, finestra a destra, 120 g/m², senza finestra dell'indirizzo nella busta Mettler C4, senza finestra. Quale posizione della finestra, quale chiusura e quale grammatura per cosa è mostrato nella guida Quale busta per cosa?.
Per pacchi e dossier: cartone per spedizioni ELCO Clickbox per piccole spedizioni, cartone per spedizioni COLOMPAC per raccoglitori A4, quando un intero raccoglitore deve andare al fiduciario, e buste imbottite per piccoli oggetti. Gli indirizzi vengono stampati dalla segreteria con la stampante per etichette Brother su etichette per indirizzi P-touch DK-11201, 29 × 90 mm; per le cartelle sospese sono adatte le etichette per cartelle sospese Biella, 60 × 30 mm.
Archiviazione: raccoglitori, divisori, cartelline
Per la contabilità e tutto ciò che deve essere conservato per dieci anni, il raccoglitore a leva Biella 7 cm, A4 è la norma svizzera: dorso largo, protezione dei bordi, resiste per anni ai documenti. Per dossier correnti, progetti e fascicoli del personale basta il più sottile raccoglitore Novooo Pro 4 cm, A4, disponibile in oltre dieci colori; un sistema a colori per reparto risparmia tempo nella ricerca. I documenti che vengono estratti spesso finiscono nel raccoglitore ad anelli Biella Viria 3 cm, 2 anelli.
A questo si aggiungono i divisori: divisori Kolma KolmaFlex A4, A-Z, 24 parti per raccoglitori clienti e fornitori, divisori Novooo A4, A-Z come variante economica. Per documenti di riunione e documenti da inoltrare: cartelline trasparenti Büroline A4, 10 pezzi e fascicolo Büroline A4.
Scrivania: ciò che finisce costantemente
Penne a sfera, evidenziatori e post-it scompaiono in ogni ufficio più velocemente di quanto vengano ordinati. Si sono dimostrati validi la penna a sfera BIC Cristal M, blu come penna standard per tutte le postazioni, l'evidenziatore Stabilo BOSS Original, set da tavolo 15 pezzi per la segreteria e il set da 4 Stabilo BOSS per la singola postazione. Per i post-it: foglietti Post-it, 76 × 76 mm, 450 fogli come blocco sul tavolo, Post-it 38 × 51 mm, 20 blocchetti per contrassegnare nei dossier.
Acquistata una volta, in uso per anni: la cucitrice Bostitch B8, 30 fogli per il tavolo della segreteria, la cucitrice Leitz Mini NeXXt, 10 fogli per ogni postazione, oltre a graffette Büroline dim. 4, 32 mm, nastro adesivo Tesa Film biadesivo, il correttore a nastro Tipp-Ex Soft Grip, la matita Faber-Castell Grip 2001 HB e una calcolatrice Casio SL-310YC per la contabilità. Sotto ogni tavolo un cestino HAN Grip, 18 litri.
Sala riunioni e reception
Una sala riunioni ha bisogno di poco, ma del giusto: una lavagna bianca Franken 90 × 120 cm a parete, il blocco per flipchart Novooo, 65 × 98 cm per i workshop, oltre a penne della sezione scrivania. Alla reception e in ogni ufficio è appeso un calendario da parete Biella 2027; chi preferisce pianificare su carta sceglie l'agenda Aurora Florence Business 2027. Per nuove postazioni di lavoro sono disponibili nella sezione mobili da ufficio sedie come la sedia da ufficio Songmics con imbottitura e braccioli.
Cucina, WC e pulizia: ciò che altrimenti il custode ordina a parte
Qui risiede il maggior vantaggio di un ordine unico: sapone, carta e detergenti arrivano con la carta per fotocopie nella stessa scatola e sulla stessa fattura. Al lavandino nel WC e nella cucina dell'ufficio: asciugamani Lucart Aquastream Z, cellulosa, 2 veli, 3'630 pezzi nel dispenser Lucart EcoNatural Flow, oltre al sapone in schiuma Lucart Identity Frequent Foam, 1 litro nel dispenser Lucart Identity. Per la carta igienica, la carta igienica Lucart Strong 8.3, 3 veli, 72 rotoli o, come variante riciclata senza imballaggio in plastica, la carta igienica Lucart EcoNatural 4.3, Zero Plastic.
Per la cucina dell'ufficio il rotolo da cucina CLEAN and CLEVER PRO 68, 3 veli, 32 rotoli e il detersivo per piatti CLEAN and CLEVER PRO 12, 1 litro. Nei cestini si inseriscono i sacchi per immondizia OKS con nastro di chiusura, 35 litri, 400 sacchi. Per il personale di pulizia o il custode: detergente multiuso CLEAN and CLEVER PRO 4, 1 litro per tavoli, porte e pavimenti, detergente per vetri CLEAN and CLEVER PRO 19, 750 ml per vetri e schermi, oltre a panni con sistema a colori dalla guida Utilizzare correttamente i panni in microfibra.
Dotazione base per dieci postazioni
La tabella mostra valori di riferimento pratici per un ufficio con dieci postazioni e un anno di attività. A seconda del settore, del volume di stampa e del volume di posta, il fabbisogno può essere superiore o inferiore; l'elenco è inteso come punto di partenza per il primo ordine.
| Ambito | Articoli | Valore di riferimento annuo |
|---|---|---|
| Stampa | Carta per fotocopie A4 80 g/m² | 25-40 cartoni, meglio di 6-10 consegne da 4 cartoni |
| Stampa | Toner | a seconda della stampante 4-8 moduli, confrontare il prezzo per pagina |
| Posta | Buste C5 finestra a destra | 2-4 cartoni da 500 pezzi |
| Posta | Buste C4 finestra a destra | 1-2 cartoni da 250 pezzi |
| Archiviazione | Raccoglitori 7 cm e 4 cm | 30-50 pezzi, più 30 divisori |
| Scrivania | Penna a sfera, evidenziatori, post-it | 100 penne, 2 set da tavolo evidenziatori, 20-40 blocchetti post-it |
| WC e cucina | Asciugamani piegati, carta igienica, sapone | 2-3 cartoni asciugamani, 2 cartoni carta igienica, 1 cartone sapone in schiuma |
| Pulizia | Sacchi 35 l, detergente multiuso, per vetri | 1 cartone sacchi, 1 cartone detergente multiuso, 1 cartone detergente vetri |
Come funziona la collaborazione
Ordinare. Nel negozio con account cliente, via e-mail o per telefono. La segreteria ordina tramite un account per tutti i reparti e le sedi, ogni ordine con indirizzo di consegna e centro di costo propri; gli ordini ricorrenti possono essere ripetuti dallo storico ordini con due clic.
Consegna. Tutto dal magazzino, consegna il giorno lavorativo successivo in tutta la Svizzera e nel Liechtenstein. Spedizione gratuita a partire da 150 CHF di valore della merce. La carta per fotocopie arriva in scatola fino in ufficio, le quantità maggiori su pallet.
Fattura. Acquisto su fattura con 30 giorni di termine di pagamento, una fattura per ordine o collettiva mensile, su richiesta con centro di costo per la contabilità.
Condizioni cliente. Gli uffici e le amministrazioni con fabbisogno regolare ricevono una condizione cliente fissa sull'intero assortimento. Inviateci l'ultima fattura dell'attuale fornitore o la vostra lista d'ordine: noi assoceremo a ogni posizione l'articolo corrispondente e vi mostreremo dove potete risparmiare.
Suggerimento: carta per fotocopie e toner rappresentano oltre la metà dei costi di materiale nella maggior parte degli uffici. Quattro cartoni di carta invece di uno riducono il prezzo del foglio di circa l'8%, e per il toner è decisivo il prezzo per pagina, non il prezzo per modulo. Vi mostriamo entrambi in modo trasparente nell'offerta.
Offerta per il vostro ufficio
State allestendo un nuovo ufficio, prendendo in carico la segreteria o volete raggruppare carta, buste, toner e pulizia presso un unico fornitore? Scriveteci il numero di postazioni di lavoro, i modelli di stampante e l'ultima fattura del vostro attuale fornitore a info@deinlieferant.ch. Riceverete entro due giorni lavorativi un'offerta con tutte le posizioni.
