Un bureau commande rarement de grandes quantités, mais le fait souvent et auprès de nombreux fournisseurs : le papier chez l'un, les enveloppes chez l'autre, les toners en ligne, le savon et le papier toilette via le concierge. À la fin, quatre factures sont sur le bureau et chaque livraison entraîne ses propres frais de port. Ce guide montre ce qu'un bureau, un secrétariat ou une administration peut commander auprès d'un seul fournisseur, Deinlieferant.ch, quels articles ont fait leurs preuves au quotidien et ce qui est nécessaire pour dix postes de travail par an. Tous les articles mentionnés sont disponibles en stock.
Ce que les bureaux commandent chez nous
| Domaine | Articles typiques |
|---|---|
| Impression et copie | Papier copie A4 et A3 en carton ou sur palette, toners et tambours originaux ou compatibles, imprimantes |
| Poste et expédition | Enveloppes C5 et C4 avec fenêtre à droite, étiquettes, cartons d'expédition et pochettes à bulles |
| Classement | Classeurs à levier et dossiers à anneaux, intercalaires, chemises à fenêtre et chemises à lamelles |
| Bureau | Stylos, surligneurs, crayons, notes adhésives, agrafeuses, trombones, rubans adhésifs, calculatrices et encreurs |
| Salle de réunion et accueil | Tableau blanc et paperboard, calendriers et agendas, chaises et mobilier de bureau |
| Cuisine, WC et nettoyage | Essuie-mains papier et savon en distributeur, papier toilette, essuie-tout, sacs poubelles pour les corbeilles, nettoyant multi-usages, nettoyant pour vitres, liquide vaisselle |
Impression et copie : papier selon la consommation, pas selon l'habitude
Le papier copie est le poste de dépense individuel le plus important au bureau, et c'est là que l'on gaspille le plus : de nombreux secrétariats achètent carton après carton dans le commerce de détail par pure habitude. Pour le quotidien, c'est-à-dire les impressions internes, copies et brouillons, un papier 80 g de qualité B suffit amplement : Papier copie Symbio Copy A4, 80 g/m², 2'500 feuilles par carton de 5 paquets. Ceux qui en prennent quatre cartons à la fois (Symbio Copy A4, 10'000 feuilles) paient environ 8 % de moins par feuille, et pour dix postes de travail, quatre cartons s'épuisent en un ou deux mois.
Pour les lettres, offres et factures destinées aux clients, un papier plus lourd et très blanc est recommandé : Papier copie Image Impact A4, 90 g/m², très blanc ou Image Impact A4, 100 g/m². Ces deux types offrent une meilleure prise en main, ne laissent pas transparaître l'impression recto-verso et fonctionnent sans problème dans les imprimantes laser et jet d'encre. Pour les plans et tableaux, le même papier existe en format Image Impact A3, 100 g/m². Le grammage et le niveau de qualité adaptés à chaque usage sont détaillés dans le guide Acheter du papier copie : quel grammage pour quel usage.
Règle empirique par poste de travail
Nous comptons comme valeur indicative 25 à 40 feuilles par poste et par jour de travail, soit 6'000 à 10'000 feuilles par an. Un carton de 2'500 feuilles suffit donc pour environ trois à quatre mois pour un poste de travail. Les bureaux avec beaucoup de correspondance ou de comptabilité sont au-dessus de cette moyenne, les postes purement informatiques nettement en dessous.
Toners : le prix à la page est déterminant
Pour les toners, ce n'est pas le prix par module qui compte, mais le prix par page. Pour la plupart des imprimantes de bureau, il existe des toners originaux et des toners compatibles, par exemple le module toner HP 85A noir ou le toner Brother TN-2420 avec 3'000 pages. Les guides Toners : originaux ou compatibles ? et Quelle imprimante pour le bureau expliquent ce qui est judicieux selon l'appareil. Ceux qui ont besoin d'une nouvelle imprimante de bureau trouveront avec l'imprimante laser noir et blanc Brother HL-L2400DW un appareil offrant un prix à la page avantageux.
Poste et expédition : enveloppes avec fenêtre à droite, étiquettes, cartons
En Suisse, la fenêtre d'adresse est située à droite. Pour une lettre A4 pliée deux fois (factures, rappels, offres), l'enveloppe Mettler C5, fenêtre droite, autocollante, 100 g/m² est le standard : 500 pièces par carton, certifiée FSC, la bande autocollante évite d'utiliser un humecteur. Les documents non pliés tels que contrats, brochures ou dossiers de candidature vont dans l'enveloppe Mettler C4, fenêtre droite, 120 g/m², et ceux sans fenêtre d'adresse dans l'enveloppe Mettler C4, sans fenêtre. La position de la fenêtre, le type de fermeture et le grammage adaptés à chaque usage sont présentés dans le guide Quelle enveloppe pour quel usage ?.
Pour les colis et dossiers : carton d'expédition ELCO Clickbox pour les petits envois, carton d'expédition COLOMPAC pour classeurs A4 si un classeur entier doit être envoyé au fiduciaire, et les pochettes à bulles pour les petits objets. Le secrétariat imprime les adresses avec l'imprimante d'étiquettes Brother sur des étiquettes d'adresse P-touch DK-11201, 29 × 90 mm ; pour les dossiers suspendus, les étiquettes pour dossiers suspendus Biella, 60 × 30 mm sont adaptées.
Classement : classeurs, intercalaires, chemises
Pour la comptabilité et tout ce qui doit être conservé dix ans, le classeur à levier Biella 7 cm, A4 est la norme suisse : dos large, renforts sur les bords, résiste aux années de documents. Pour les dossiers en cours, projets et dossiers du personnel, le classeur Novooo Pro 4 cm, A4, plus fin et disponible en plus de dix couleurs, est suffisant ; un code couleur par département facilite le classement. Les documents que l'on manipule souvent trouvent leur place dans le dossier à anneaux Biella Viria 3 cm, 2 anneaux, A4.
Ajoutez à cela les intercalaires : intercalaires Kolma KolmaFlex A4, A-Z, 24 positions pour les dossiers clients et fournisseurs, intercalaires Novooo A4, A-Z en variante économique. Pour les documents de réunion et les documents transmis : chemises à fenêtre Büroline A4, 10 pièces et chemise à lamelles Büroline A4.
Bureau : ce qui manque en permanence
Stylos, surligneurs et notes adhésives disparaissent dans chaque bureau plus vite qu'on ne les commande. Le stylo bille BIC Cristal M, bleu comme stylo standard pour tous les postes, le set de table de surligneurs Stabilo BOSS Original, 15 pièces pour le secrétariat et le set de 4 Stabilo BOSS pour le poste de travail individuel ont fait leurs preuves. Pour les notes adhésives : notes Post-it, 76 × 76 mm, 450 feuilles comme bloc sur le bureau, Post-it 38 × 51 mm, 20 blocs pour marquer dans les dossiers.
Acheté une fois, utilisé pendant des années : l'agrafeuse Bostitch B8, 30 feuilles pour le bureau du secrétariat, l'agrafeuse Leitz Mini NeXXt, 10 feuilles pour chaque poste de travail, accompagnées de trombones Büroline taille 4, 32 mm, ruban adhésif double face Tesa Film, le ruban correcteur Tipp-Ex Soft Grip, le crayon Faber-Castell Grip 2001 HB et une calculatrice Casio SL-310YC pour la comptabilité. Sous chaque bureau, une corbeille HAN Grip, 18 litres.
Salle de réunion et accueil
Une salle de réunion ne nécessite que peu de choses, mais les bonnes : un tableau blanc Franken 90 × 120 cm au mur, le bloc de paperboard Novooo, 65 × 98 cm pour les ateliers, accompagnés de stylos de la gamme Papeterie. À l'accueil et dans chaque bureau, un calendrier mural Biella 2027 est accroché, et ceux qui préfèrent planifier sur papier utilisent l'agenda Aurora Florence Business 2027. Pour les nouveaux postes de travail, vous trouverez dans la catégorie Mobilier de bureau des chaises comme la chaise de bureau Songmics avec rembourrage et accoudoirs.
Cuisine, WC et nettoyage : ce que le concierge commande séparément
C'est ici que réside le plus grand avantage d'une commande centralisée : savon, papier et produits de nettoyage arrivent avec le papier copie dans le même carton et sur la même facture. Au lavabo dans les WC et dans la cuisine du bureau : essuie-mains Lucart Aquastream Z, cellulose, 2 épaisseurs, 3'630 pièces dans le distributeur d'essuie-mains Lucart EcoNatural Flow, accompagnés du savon mousse Lucart Identity Frequent Foam, 1 litre dans le distributeur de savon Lucart Identity. Pour le papier toilette, le papier toilette Lucart Strong 8.3, 3 épaisseurs, 72 rouleaux ou, en variante recyclée sans emballage plastique, le papier toilette Lucart EcoNatural 4.3, Zero Plastic.
Pour la cuisine de bureau, le essuie-tout CLEAN and CLEVER PRO 68, 3 épaisseurs, 32 rouleaux et le liquide vaisselle CLEAN and CLEVER PRO 12, 1 litre. Les sacs poubelles OKS avec lien de fermeture, 35 litres, 400 sacs s'adaptent aux corbeilles. Pour l'agent de nettoyage ou le concierge : nettoyant multi-usages CLEAN and CLEVER PRO 4, 1 litre pour les tables, portes et sols, nettoyant pour vitres CLEAN and CLEVER PRO 19, 750 ml pour les vitres et écrans, ainsi que des chiffons selon un code couleur, expliqués dans le guide Utiliser correctement les chiffons microfibres.
Équipement de base pour dix postes de travail
Le tableau présente des valeurs indicatives pratiques pour un bureau de dix postes fonctionnant sur une année. Selon le secteur, le volume d'impression et le volume de courrier, les besoins peuvent être supérieurs ou inférieurs ; cette liste est conçue comme point de départ pour votre première commande.
| Domaine | Article | Valeur indicative par an |
|---|---|---|
| Impression | Papier copie A4 80 g/m² | 25 à 40 cartons, mieux vaut 6 à 10 livraisons de 4 cartons |
| Impression | Toners | selon l'imprimante 4 à 8 modules, comparer le prix par page |
| Poste | Enveloppes C5 fenêtre droite | 2 à 4 cartons de 500 pièces |
| Poste | Enveloppes C4 fenêtre droite | 1 à 2 cartons de 250 pièces |
| Classement | Classeurs à levier 7 cm et classeurs 4 cm | 30 à 50 pièces, plus 30 intercalaires |
| Bureau | Stylos, surligneurs, notes adhésives | 100 stylos, 2 sets de table de surligneurs, 20 à 40 blocs de Post-it |
| WC et cuisine | Essuie-mains, papier toilette, savon | 2 à 3 cartons d'essuie-mains, 2 cartons de papier toilette, 1 carton de savon mousse |
| Nettoyage | Sacs poubelle 35 l, nettoyant multi-usages, nettoyant vitres | 1 carton de sacs, 1 carton de nettoyant multi-usages, 1 carton de nettoyant vitres |
Comment se déroule la collaboration
Commande. Dans la boutique avec un compte client, par e-mail ou par téléphone. Le secrétariat commande via un compte unique pour tous les départements et sites, chaque commande disposant de sa propre adresse de livraison et de son propre centre de coûts ; les commandes récurrentes peuvent être répétées en deux clics à partir de l'historique des commandes.
Livraison. Tout est disponible en stock, livraison le jour ouvrable suivant dans toute la Suisse et au Liechtenstein. Franco de port à partir de 150 CHF de valeur de marchandise. Le papier copie est livré en carton jusque dans le bureau, les quantités plus importantes sont livrées sur palette.
Facture. Achat sur facture avec délai de paiement de 30 jours, une facture par commande ou une facture regroupée par mois, avec centre de coûts pour la comptabilité si souhaité.
Conditions client. Les bureaux et administrations ayant des besoins réguliers bénéficient de conditions client fixes sur l'ensemble de l'assortiment. Envoyez-nous la dernière facture de votre fournisseur actuel ou votre liste de commandes : nous associerons à chaque poste l'article correspondant et vous montrerons où vous pouvez économiser.
Conseil : le papier copie et les toners représentent plus de la moitié des coûts de matériel dans la plupart des bureaux. Quatre cartons de papier au lieu d'un réduisent le prix par feuille d'environ 8 %, et pour les toners, c'est le prix par page qui est décisif, et non le prix par module. Nous indiquons les deux de manière transparente dans notre offre.
Offre pour votre bureau
Vous installez un nouveau bureau, reprenez le secrétariat ou souhaitez regrouper le papier, les enveloppes, les toners et le nettoyage chez un seul fournisseur ? Envoyez-nous le nombre de postes de travail, les modèles d'imprimante et la dernière facture de votre fournisseur actuel à info@deinlieferant.ch. Vous recevrez sous deux jours ouvrables une offre détaillée avec tous les postes.
