Ordner, Register, Schnellhefter und Archivschachteln sind im Büro so selbstverständlich, dass niemand ein System dafür plant; am Ende stehen zwanzig Ordnerfarben im Regal und keiner weiss, in welchem die Lieferantenrechnungen von 2024 liegen. Dieser Ratgeber zeigt, welche Rückenbreite wofür passt, wie Register und Farben die Ablage ordnen, wann Schnellhefter oder Hängemappen die bessere Wahl sind, wie Sie das Archiv mit zehn Jahren Aufbewahrungspflicht organisieren und was eine saubere Ablage für zehn Arbeitsplätze kostet. Alles ab Lager unter Ordner und Ringbücher, Register und Ablage und Archiv.
Ordner: Rückenbreite, Mechanik, Material
| Rückenbreite | Fasst etwa | Wofür | Produkt |
|---|---|---|---|
| 4 cm | rund 300 Blatt 80 g/m² | Laufende Dossiers, Kunden- und Projektordner, Personalakten, Handbücher | Ordner Novooo Pro 4 cm A4, weiss (12 Farben) |
| 7 cm | rund 500 bis 600 Blatt | Buchhaltung, Rechnungen, Lohnwesen, alles was ein Jahr lang wächst | Ordner Novooo Pro 7 cm A4, weiss, Bundesordner Biella 7 cm, orange |
| 8 cm | rund 600 bis 700 Blatt | Jahresabschluss, Verträge, Archivordner für den Transport ins Lager | Ordner Leitz Swiss Edition A4, 8 cm, weiss |
| Ringbuch 2 bis 3 cm | rund 100 bis 200 Blatt | Unterlagen zum Mitnehmen, Schulung, Offertmappen, Präsentationen | Ringbuch Biella Viria 3 cm, weiss, Ringbuch Kolma Easy Soft 2,1 cm |
Schweizer Ordner haben eine 2-Ring-Mechanik mit 80 Millimetern Lochabstand; dazu passen Register, Sichtmappen und Locher nach dem gleichen Standard. Der Novooo Pro ist aus plastifiziertem, FSC-zertifiziertem Karton mit auswechselbarem Rückenschild, der Bundesordner von Biella der Klassiker mit Kantenschutz. Für die tägliche Ablage mit vielen Zugriffen zahlt sich eine starke Mechanik aus; Ordner, die ins Archiv wandern, dürfen einfacher sein. Zwei Rückenbreiten reichen fast immer: 4 Zentimeter für alles, was im Zugriff bleibt, 7 Zentimeter für alles, was sich über das Jahr füllt.
Register: Kapitel statt Suchen
Ein Ordner ohne Register ist ein Stapel mit Deckel. Register aus Polypropylen halten Jahre und lassen sich wieder verwenden, Kartonregister sind günstiger und beschriftbar. Die Teilung richtet sich nach dem Inhalt:
| Teilung | Typischer Einsatz | Produkt |
|---|---|---|
| 1 bis 5, 1 bis 10, 1 bis 12 | Projekte mit festen Kapiteln, Monatsordner, Verträge nach Nummern | Register Novooo A4, 1-5, Register Novooo A4, 1-10, Register Novooo A4, 1-12 |
| 1 bis 20, 1 bis 31 | Tagesablage, Lieferscheine nach Datum, Kundennummern | Register Novooo A4, 1-20, Register Novooo A4, 1-31 |
| Januar bis Dezember | Buchhaltung, Rechnungen, Lohnabrechnungen, Bankauszüge | Register Novooo A4, Jan-Dez, in Französisch Register Novooo A4, Jan-Déc |
| A bis Z | Kunden, Lieferanten, Personal nach Namen | Register Novooo A4, A-Z 24-teilig |
Praxisregel: Pro Ordner ein Register, und die Beschriftung der Taben identisch mit dem Rückenschild. Wer Register beschriftet, nutzt ein Etikett statt Filzstift; dann lässt sich das Register beim nächsten Jahr neu belegen.
Schnellhefter, Sichtmappen, Hängemappen
| Ablagemittel | Wofür | Produkt |
|---|---|---|
| Schnellhefter | Dossiers mit 10 bis 80 Blatt, Projektunterlagen, Bewerbungen, Offerten, Übergabe an Kunden | Schnellhefter Büroline A4, weiss (8 Farben) |
| Sichtmappe, transparent | Ungelochte Unterlagen, Belege für die Buchhaltung, Sitzungsunterlagen, Schutz vor Flecken | Sichtmappen Novooo A4, transparent, 100 Stück, farbig Sichtmappen Büroline A4, blau, 10 Stück |
| Hängemappe | Kundendossiers im Hängeregister, Personalakten, alles mit häufigem Zugriff und wechselndem Umfang | Hängemappe Biella A4, blau mit Hängemappen-Etiketten Biella |
| Stehsammler | Zeitschriften, Kataloge, Prospekte, dünne Dossiers am Arbeitsplatz | Archiv-Stehsammler Leitz Solid A4, blau, Stehsammler HAN Klassik Karma, grau |
Der Schnellhefter ist das günstigste Ablagemittel und oft das richtige für alles, was nicht dauerhaft in einen Ordner gehört. Zwei Dinge sprechen gegen ihn: Er steht nicht im Regal und er fasst wenig. Sobald ein Dossier regelmässig wächst, gehört es in einen 4-cm-Ordner oder in die Hängeregistratur, wo Mappen in Sekunden ergänzt und ausgetauscht werden.
Farbsystem und Beschriftung
Farben ordnen schneller als Text. Bewährt hat sich ein Schema nach Bereich, nicht nach Jahr: zum Beispiel Rot für Finanzen, Blau für Kunden, Grün für Lieferanten, Grau für Personal, Gelb für Projekte, Weiss für Qualität und Verträge. Der Ordner Novooo Pro 4 cm und der Ordner Novooo Pro 7 cm gibt es in zwölf Farben, der Schnellhefter Büroline in acht; so lässt sich das Schema vom Ordner bis zur Mappe durchziehen. Das Rückenschild trägt drei Zeilen: Bereich, Inhalt, Zeitraum, immer in dieser Reihenfolge und gross genug, um es aus zwei Metern zu lesen. Beschriftet wird mit dem Drucker auf Einsteckschild oder Etikett, nicht von Hand; Handschrift ist nach dem dritten Ordner nicht mehr einheitlich. Welche Stifte, Etiketten und Kleinteile sonst an einen Arbeitsplatz gehören, zeigt der Ratgeber Büromaterial für Büro und Sekretariat.
Archiv: zehn Jahre aufbewahren, ohne dass es wuchert
Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz sind in der Schweiz zehn Jahre aufzubewahren. Das Archiv ist damit kein Abstellraum, sondern ein Teil der Ablage mit eigener Regel: Am Jahresende wandern die vollen 7-cm-Ordner der Buchhaltung ins Archiv, die Register werden entnommen und neu belegt, der Inhalt bleibt im Ordner oder wird in Archivschachteln umgepackt, die weniger Platz brauchen. Die Archivschachtel Leitz Infinity erfüllt die Archivnorm ISO 16245 für langfristige Aufbewahrung, die Archivbox Elco, 385 × 330 × 295 mm fasst mehrere Ordnerinhalte für das Lager. Auf jede Schachtel gehören Inhalt, Zeitraum und das Jahr, in dem sie vernichtet werden darf; dann ist das Ausmisten eine Sichtkontrolle statt eine Durchsicht. Trocken lagern, nicht direkt am Boden, und vertrauliche Unterlagen nach Ablauf schreddern statt ins Altpapier geben.
Was eine saubere Ablage kostet: Beispiel 10 Arbeitsplätze
| Position | Menge | Richtpreis netto |
|---|---|---|
| Ordner Novooo Pro 4 cm in 6 Farben | 40 Stück | CHF 188.00 |
| Ordner Novooo Pro 7 cm für Finanzen und Lohn | 12 Stück | CHF 56.40 |
| Register 1-10 und Register Jan-Dez | 40 und 12 Stück | CHF 87.40 |
| Schnellhefter Büroline in 4 Farben | 100 Stück | CHF 75.00 |
| Sichtmappen Novooo transparent | 1 Paket à 100 | CHF 12.33 |
| Archivschachtel Leitz Infinity fürs Jahresarchiv | 10 Stück | CHF 69.00 |
| Heftgerät Bostitch B8 und Heftklammern B8 | 5 Geräte, 5 Pakete | CHF 85.00 |
Rund 570 Franken für ein komplettes System, das Jahre hält; der laufende Bedarf beschränkt sich danach auf Schnellhefter, Register und ein paar Ordner pro Jahr. Nettopreise ohne Mehrwertsteuer, ab CHF 150 portofrei, auf Rechnung. Das Papier dazu, vom A4-Karton bis zur Palette, finden Sie im Ratgeber Kopierpapier, Couverts und Versand im Ratgeber Couverts: Formate, Fenster, Grammatur.
