Ein Büro bestellt selten grosse Mengen, dafür oft und bei vielen Lieferanten: Papier beim einen, Couverts beim anderen, Toner online, Seife und Toilettenpapier über den Hauswart. Am Ende liegen vier Rechnungen auf dem Tisch und jede Lieferung hat eigene Portokosten. Dieser Ratgeber zeigt, was ein Büro, ein Sekretariat oder eine Verwaltung bei Deinlieferant.ch aus einer Hand bestellt, welche Artikel sich im Alltag bewährt haben und was für zehn Arbeitsplätze im Jahr zusammenkommt. Alle genannten Artikel sind ab Lager lieferbar.
Was Büros bei uns bestellen
| Bereich | Typische Artikel |
|---|---|
| Drucken und Kopieren | Kopierpapier A4 und A3 im Karton oder auf Palette, Toner und Trommeln original oder kompatibel, Drucker |
| Post und Versand | Couverts C5 und C4 mit Fenster rechts, Etiketten, Versandkartons und Luftpolstertaschen |
| Ablage | Bundesordner und Ringbücher, Register, Sichtmappen und Schnellhefter |
| Schreibtisch | Kugelschreiber, Leuchtmarker, Bleistifte, Haftnotizen, Heftgeräte, Büroklammern, Klebebänder, Taschenrechner und Stempelkissen |
| Sitzungszimmer und Empfang | Whiteboard und Flipchart, Kalender und Agenden, Bürostühle und Büromöbel |
| Küche, WC und Reinigung | Papierhandtücher und Seife im Spender, Toilettenpapier, Küchenrollen, Kehrichtsäcke für die Papierkörbe, Allzweckreiniger, Glasreiniger, Handspülmittel |
Drucken und Kopieren: Papier nach Verbrauch, nicht nach Gewohnheit
Kopierpapier ist im Büro der grösste einzelne Posten, und hier wird am meisten verschenkt: Viele Sekretariate kaufen Karton für Karton im Detailhandel, weil es schon immer so war. Für den Alltag, also interne Ausdrucke, Kopien, Entwürfe, reicht ein 80-g-Papier der B-Qualität vollkommen: Kopierpapier Symbio Copy A4, 80 g/m², 2'500 Blatt im Karton zu 5 Pack. Wer vier Kartons auf einmal nimmt (Symbio Copy A4, 10'000 Blatt), zahlt pro Blatt rund 8 % weniger, und bei zehn Arbeitsplätzen sind vier Kartons in ein bis zwei Monaten weg.
Für Briefe, Offerten und Rechnungen, die beim Kunden ankommen, lohnt sich ein schwereres, hochweisses Papier: Kopierpapier Image Impact A4, 90 g/m², hochweiss oder Image Impact A4, 100 g/m². Beide liegen besser in der Hand, scheinen beidseitig bedruckt nicht durch und laufen problemlos durch Laser- und Tintenstrahldrucker. Für Pläne und Tabellen gibt es das gleiche Papier als Image Impact A3, 100 g/m². Welche Grammatur und welche Qualitätsstufe wofür, steht ausführlich im Ratgeber Kopierpapier kaufen: Welche Grammatur wofür.
Faustregel pro Arbeitsplatz
Als Richtwert rechnen wir mit 25 bis 40 Blatt pro Arbeitsplatz und Arbeitstag, also 6'000 bis 10'000 Blatt im Jahr. Ein Karton zu 2'500 Blatt reicht damit rund drei bis vier Monate für einen Arbeitsplatz. Büros mit viel Korrespondenz oder Buchhaltung liegen darüber, reine Bildschirmarbeitsplätze deutlich darunter.
Toner: der Preis pro Seite entscheidet
Beim Toner zählt nicht der Preis pro Modul, sondern der Preis pro Seite. Für die meisten Bürodrucker gibt es Originaltoner und kompatible Toner, zum Beispiel das HP Toner-Modul 85A schwarz oder den Brother Toner TN-2420 mit 3'000 Seiten. Was für welches Gerät Sinn macht, erklären die Ratgeber Toner: Original oder kompatibel? und Welcher Drucker fürs Büro. Wer einen neuen Arbeitsplatzdrucker braucht, findet mit dem Brother HL-L2400DW Schwarzweiss-Laserdrucker ein Gerät mit günstigem Seitenpreis.
Post und Versand: Couverts mit Fenster rechts, Etiketten, Kartons
In der Schweiz sitzt das Adressfenster rechts. Für den zweimal gefalteten A4-Brief, also Rechnungen, Mahnungen, Offerten, ist das Couvert Mettler C5, Fenster rechts, haftklebend, 100 g/m² der Standard: 500 Stück pro Karton, FSC-zertifiziert, der Haftklebestreifen spart den Anfeuchter. Ungefaltete Unterlagen wie Verträge, Prospekte oder Bewerbungsdossiers gehen ins Couvert Mettler C4, Fenster rechts, 120 g/m², ohne Adressfenster ins Couvert Mettler C4, ohne Fenster. Welche Fensterposition, welche Klebung und welche Grammatur wofür, zeigt der Ratgeber Welches Couvert wofür?.
Für Pakete und Dossiers: Versandkarton ELCO Clickbox für kleine Sendungen, Versandkarton COLOMPAC für Ordner A4, wenn ein ganzer Bundesordner zum Treuhänder geht, und Luftpolstertaschen für Kleinteile. Adressen druckt das Sekretariat mit dem Brother-Etikettendrucker auf Adress-Etiketten P-touch DK-11201, 29 × 90 mm; für die Hängeregistratur passen die Hängemappen-Etiketten Biella, 60 × 30 mm.
Ablage: Ordner, Register, Sichtmappen
Für die Buchhaltung und alles, was zehn Jahre aufbewahrt wird, ist der Bundesordner Biella 7 cm, A4 die Schweizer Norm: breiter Rücken, Kantenschutz, hält Jahrgänge an Belegen aus. Für laufende Dossiers, Projekte und Personalakten reicht der schlankere Ordner Novooo Pro 4 cm, A4, den es in über zehn Farben gibt; ein Farbsystem pro Abteilung spart das Suchen. Unterlagen, die man oft herausnimmt, kommen ins Ringbuch Biella Viria 3 cm, 2 Ringe.
Dazu die Register: Register Kolma KolmaFlex A4, A-Z, 24-teilig für Kunden- und Lieferantenordner, Register Novooo A4, A-Z als günstige Variante. Für Sitzungsunterlagen und Dokumente, die weitergegeben werden: Sichtmappen Büroline A4, 10 Stück und Schnellhefter Büroline A4.
Schreibtisch: das, was ständig ausgeht
Kugelschreiber, Leuchtmarker und Haftnotizen verschwinden in jedem Büro schneller, als sie bestellt werden. Bewährt haben sich der BIC Kugelschreiber Cristal M, blau als Standardstift für alle Arbeitsplätze, der Leuchtmarker Stabilo BOSS Original, Tischset 15 Stück fürs Sekretariat und das 4er-Set Stabilo BOSS für den einzelnen Arbeitsplatz. Bei den Haftnotizen: Notizzettel Post-it, 76 × 76 mm, 450 Blatt als Block auf dem Tisch, Post-it 38 × 51 mm, 20 Blöcke zum Markieren in Dossiers.
Einmal gekauft, jahrelang im Einsatz: das Heftgerät Bostitch B8, 30 Blatt für den Sekretariatstisch, das Heftgerät Leitz Mini NeXXt, 10 Blatt für jeden Arbeitsplatz, dazu Büroklammern Büroline Gr. 4, 32 mm, Klebeband Tesa Film doppelseitig, der Korrekturroller Tipp-Ex Soft Grip, der Bleistift Faber-Castell Grip 2001 HB und ein Taschenrechner Casio SL-310YC für die Buchhaltung. Unter jedem Tisch ein Papierkorb HAN Grip, 18 Liter.
Sitzungszimmer und Empfang
Ein Sitzungszimmer braucht wenig, aber das Richtige: ein Whiteboard Franken 90 × 120 cm an der Wand, den Flipchart-Block Novooo, 65 × 98 cm für Workshops, dazu Stifte aus dem Bereich Schreibwaren. Am Empfang und in jedem Büro hängt ein Wandkalender Biella 2027, wer lieber auf Papier plant, nimmt die Agenda Aurora Florence Business 2027. Für neue Arbeitsplätze gibt es im Bereich Büromöbel Bürostühle wie den Bürostuhl Songmics mit Polster und Armlehnen.
Küche, WC und Reinigung: was sonst der Hauswart separat bestellt
Hier liegt der grösste Vorteil einer Bestellung aus einer Hand: Seife, Papier und Reinigungsmittel kommen mit dem Kopierpapier im selben Karton und auf derselben Rechnung. Am Lavabo im WC und in der Büroküche: Handtuch Lucart Aquastream Z, Zellstoff, 2-lagig, 3'630 Stück im Handtuchspender Lucart EcoNatural Flow, dazu die Schaumseife Lucart Identity Frequent Foam, 1 Liter im Seifenspender Lucart Identity. Beim Toilettenpapier das Toilettenpapier Lucart Strong 8.3, 3-lagig, 72 Rollen oder als Recyclingvariante ohne Plastikverpackung das Toilettenpapier Lucart EcoNatural 4.3, Zero Plastic.
Für die Büroküche die Küchenrolle CLEAN and CLEVER PRO 68, 3-lagig, 32 Rollen und das Handspülmittel CLEAN and CLEVER PRO 12, 1 Liter. In die Papierkörbe passen die Kehrichtsäcke OKS mit Verschlussband, 35 Liter, 400 Säcke. Für die Reinigungskraft oder den Hauswart: Allzweckreiniger CLEAN and CLEVER PRO 4, 1 Liter für Tische, Türen und Böden, Glasreiniger CLEAN and CLEVER PRO 19, 750 ml für Scheiben und Bildschirme, dazu Tücher nach Farbsystem aus dem Ratgeber Microfasertücher richtig einsetzen.
Grundausstattung für zehn Arbeitsplätze
Die Tabelle zeigt Richtwerte aus der Praxis für ein Büro mit zehn Arbeitsplätzen und einem Jahr Betrieb. Je nach Branche, Druckvolumen und Postaufkommen liegt der Bedarf darüber oder darunter; die Liste ist als Startpunkt für die erste Bestellung gedacht.
| Bereich | Artikel | Richtwert pro Jahr |
|---|---|---|
| Kopierpapier A4 80 g/m² | 25 bis 40 Kartons, besser als 6 bis 10 Lieferungen zu 4 Kartons | |
| Toner | je nach Drucker 4 bis 8 Module, Preis pro Seite vergleichen | |
| Post | Couverts C5 Fenster rechts | 2 bis 4 Kartons zu 500 Stück |
| Post | Couverts C4 Fenster rechts | 1 bis 2 Kartons zu 250 Stück |
| Ablage | Bundesordner 7 cm und Ordner 4 cm | 30 bis 50 Stück, dazu 30 Register |
| Schreibtisch | Kugelschreiber, Leuchtmarker, Haftnotizen | 100 Kugelschreiber, 2 Tischsets Leuchtmarker, 20 bis 40 Blöcke Post-it |
| WC und Küche | Falthandtücher, Toilettenpapier, Seife | 2 bis 3 Kartons Falthandtücher, 2 Kartons Toilettenpapier, 1 Karton Schaumseife |
| Reinigung | Kehrichtsäcke 35 l, Allzweckreiniger, Glasreiniger | 1 Karton Säcke, 1 Karton Allzweckreiniger, 1 Karton Glasreiniger |
So läuft die Zusammenarbeit
Bestellen. Im Shop mit Kundenkonto, per E-Mail oder telefonisch. Das Sekretariat bestellt über ein Konto für alle Abteilungen und Standorte, jede Bestellung mit eigener Lieferadresse und Kostenstelle; wiederkehrende Bestellungen lassen sich aus der Bestellhistorie mit zwei Klicks wiederholen.
Lieferung. Alles ab Lager, Lieferung am nächsten Werktag in der ganzen Schweiz und in Liechtenstein. Ab CHF 150 Warenwert portofrei. Kopierpapier kommt im Karton bis ins Büro, grössere Mengen auf Palette.
Rechnung. Kauf auf Rechnung mit 30 Tagen Zahlungsfrist, eine Rechnung pro Bestellung oder gesammelt pro Monat, auf Wunsch mit Kostenstelle für die Buchhaltung.
Kundenkondition. Büros und Verwaltungen mit regelmässigem Bedarf erhalten eine feste Kundenkondition auf das ganze Sortiment. Schicken Sie uns die letzte Rechnung des heutigen Lieferanten oder Ihre Bestellliste: wir ordnen jeder Position den passenden Artikel zu und zeigen, wo Sie sparen.
Tipp: Kopierpapier und Toner machen in den meisten Büros über die Hälfte der Materialkosten aus. Vier Kartons Papier statt einem senken den Blattpreis um rund 8 %, und beim Toner entscheidet der Preis pro Seite, nicht der Preis pro Modul. Beides zeigen wir in der Offerte transparent.
Offerte für Ihr Büro
Sie richten ein neues Büro ein, übernehmen das Sekretariat oder wollen Papier, Couverts, Toner und Reinigung bei einem Lieferanten bündeln? Schreiben Sie uns die Anzahl Arbeitsplätze, die Druckermodelle und die letzte Rechnung Ihres heutigen Lieferanten an info@deinlieferant.ch. Sie erhalten innert zwei Arbeitstagen eine Offerte mit allen Positionen.
